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Intégration salarié : réussir l'onboarding à distance

Julie Leprohon
par Julie Leprohon Lecture : 4min
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Télétravail, distanciations sociales, gestes barrières…. accueillir de nouveaux Talents en période de crise sanitaire devient un véritable challenge. Cependant et malgré la pandémie certains secteurs se développent et ont plus que jamais besoin de nouveaux profils pour continuer à développer leur business.
Vous avez besoin de renforcer vos effectifs pour répondre aux évolutions de votre entreprise ? Vous avez enfin trouvé le bon candidat et vous vous interrogez sur son intégration à distance ? Nos experts RH vous partagent leurs conseils pour un onboarding réussi !

Les enjeux d’une intégration à distance.

Recruter demande du temps, de l'énergie et des ressources. Une intégration vous coûtera en moyenne 7 000 €. Un onboarding bien mené est donc nécessaire au bon déroulé et à la concrétisation de votre recrutement.

Accueillir un nouvel employé à distance implique davantage de pédagogie et d’accompagnement. Les enjeux et objectifs n'en sont que plus complexes. Vous devriez alors aider votre Talent à bien appréhender ses nouveaux outils digitaux, lui donner de la visibilité sur les différents processus établis dans l’entreprise ou encore l’orienter sur les missions de vos collaborateurs.

Ce soutien renforcera non seulement, votre relation avec votre Talent mais consolidera aussi sa motivation et sa performance envers l’entreprise. En l’aidant à trouver son équilibre vous vous intéressez à son bien-être : un enjeu qui pousse certains Talents à persévérer ou non dans leur nouveau poste.

1 salarié sur 2 a déjà pensé à ne pas poursuivre durant sa période d’essai.

Nos conseils pour une bonne intégration à distance

Anticipez son arrivée

Le bon matériel

Lorsque la pratique du télétravail est privilégiée, il est essentiel de permettre à vos collaborateurs de démarrer avec les bons outils. Si le présentiel n’est pas possible pour transmettre le matériel à votre salarié, vous pouvez opter pour la livraison à domicile par un service dédié ou par le biais d'un collaborateur de votre entreprise (doublement plus convivial, mais toujours en respectant les gestes barrières !)

Côté équipement, on pense bien sûr à l’ordinateur, la caméra et le casque audio pour permettre de mieux s’isoler et suivre des visio-conférences. Si nécessaire, votre employé aura peut-être besoin d’un smartphone professionnel, d'une souris d’ordinateur, éventuellement d'une imprimante portative, de papeterie diverse (et pourquoi pas un welcome pack pour susciter son intérêt corporate !).

Pensez également au bien-être de votre salarié. Assurez-vous en amont si ce dernier profite d’une l’installation adéquate pour travailler, d'une chaise de bureau pour une meilleure posture ou encore d'un rehausseur d’ordinateur portable.

La bonne formation

Et qui dit outil, dit adaptation et formation. Pensez alors aux petits tutos vidéo pour permettre à votre nouveau Talent de bien prendre en main ses outils. Vous avez une équipe DSI ? Parfait, votre collaborateur pourra alors poser toutes ses questions techniques à distance et ne pas se sentir complètement démuni !

Les bons documents

Tout aussi importants mais non-matériel, n’oubliez pas de fournir à votre nouvel employé ses identifiants en tout genre : boîte mail professionnelle, logiciel interne ou plateforme collaborative…
Fournissez-lui en amont de sa prise de poste, les coordonnées de la personne à contacter en cas de besoin : service RH, manager, collègue etc.
Glissez dans son welcome pack, votre mémo d’accueil avec les choses à retenir et documents importants relatifs au règlement ou encore à la vie de l’entreprise : trombinoscope, dossiers administratifs, règlement.
Le trombinoscope regroupant votre effectif lui permettra de se familiariser aux différents visages que votre nouvelle recrue va rencontrer en visio-conférence ou lors de ses jours autorisés en présentiel.

40 % des entreprises admettent ne pas avoir donné d'informations sur leur processus
avant l’arrivée de leur nouvelle recrue.

Réservez-lui un bon accueil

Welcome on board !

Ça y est, votre employé est bien installé en remote et dispose de son matériel. DRH, équipe RH : il est temps d’appeler votre nouvelle recrue ! Une belle occasion pour lui souhaiter la bienvenue, lui présenter ses outils et répondre à ses questions. Pour plus de convivialité, vous pouvez célébrer cet onboarding en équipe à travers un petit déjeuner ou café lors d’un meeting virtuel.
Cette première visio-conférence n’a pas pour but d’intimider votre nouvelle recrue mais, au contraire, de la mettre en confiance, de lui permettre de se souvenir des visages de ses collègues et d'échanger sur les différents statuts et missions de chacun.

Partagez son profil en amont à vos équipes

Communiquez son profil auprès de vos équipes avant son entrée dans l’entreprise. Pourquoi ne pas lui demander de se présenter en quelques mots ou à travers une vidéo que vous partageriez à vos effectifs avant sa prise de poste ? Ainsi, chacun pourra rebondir sur ses hobbies et expériences professionnelles. De quoi alimenter les premiers échanges entre collègues !

Impliquez vos équipes !

Pensez : collectif & centres d’intérêt

Vos employés sont vos meilleurs ambassadeurs ! Donnez-leur l’occasion d’accompagner notre nouveau profil. Un bon moyen de leur offrir plus de responsabilité et de leur accorder davantage de confiance.
Un “parrain” ou une “marraine” pour accompagner votre collaborateur durant son onboarding est également un bon compromis. Ce dernier pourra lui partager les habitudes et anecdotes de l’entreprise, les RDV ou encore le présenter à d’autres collaborateurs. Les échanges se feront en remote et pour les jours autorisés en présentiel, le parrain ou la marraine se chargera de faire la visite à votre nouveau candidat en lui présentant les lieux communs, les bureaux ou encore le quartier environnant (les adresses de restauration en click & collect le midi seront toujours appréciées !)

S’accorder des moments de pause est primordial au bon équilibre d’une journée de (télé)travail. Profitez-en pour aménager des instants de convivialité comme des cafés virtuels pour permettre à votre nouveau collaborateur de tisser des liens avec les équipes et d'échanger sur des sujets non professionnels.

58% des nouvelles recrues ayant bénéficié d’un onboarding complet font encore partie des effectifs 3 ans après leurs arrivées.

Faites confiance à votre nouvelle recrue

Donnez-lui la parole !

Faites sentir à votre recrue qu’elle est la bienvenue ! Vous pouvez lui offrir de faire son rapport d'étonnement pour éventuellement répondre à ses problématiques et améliorer vos process. Restez également attentif à ses initiatives et invitez-le par exemple à partager son expérience lors d’un meeting à distance. Vous pouvez aussi lui organiser des one to one de type “vis ma vie” avec les équipes afin de comprendre les missions de chacun.

80% des nouveaux employés prennent la décision de continuer leur mission dans l’entreprise
au cours des 6 premiers mois 

Vous êtes DRH ou travaillez dans le monde des Ressources Humaines ? La crise sanitaire a bousculé votre façon de travailler et impacte aujourd’hui votre quotidien ? Vos missions ont évolué pendant la crise sanitaire ? Avez-vous déjà pensé à la digitalisation de vos fonctions RH ?

Sources : 
https://www.collock.com/2020/10/20/chiffres-integration-entreprise/
https://www.cadremploi.fr/editorial/conseils/conseils-carriere/detail/article/onboarding-l-enjeu-crucial-des-rh.html 

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